Auditoría en las COOPAC

De acuerdo con la Resolución SBS Nº 742-2001, Reglamento de Auditoría Interna para las Cooperativas de Ahorro y Crédito (COOPAC), el Consejo de Vigilancia es el responsable de realizar las labores mínimas de auditoría interna, mediante una Unidad de Auditoría Interna o un Auditor Interno, para ello la Superintendencia de Banca Seguros y AFP (SBS) ha establecido obligaciones de acuerdo con el tamaño de sus activos, el cual se detalla en el siguiente cuadro:

Las COOPAC del Nivel 1 pueden asignar las funciones de auditoría interna a los miembros del Consejo de Vigilancia, eligiendo a uno de ellos como responsable de las labores de auditoría, dicho miembro debe reunir los requisitos mínimos señalados en el artículo 11 Reglamento.

Producida la selección de los auditores internos o responsable de las labores de auditoría del Consejo de Vigilancia, debe comunicar a la SBS en un plazo no mayor de quince (15) días de adoptado el acuerdo, adjuntando copia del curriculum de la persona seleccionada.

EL CONTROL DE LA COOPAC

De acuerdo con el citado Reglamento, el responsable en primera instancia del control de la COOPAC, es la Asamblea General, además ha establecido otras responsabilidades a la Asamblea General y al Consejo de Administración, de acuerdo al siguiente gráfico: 

REQUISITOS PARA SER AUDITOR INTERNO

El Reglamento establecido los siguientes mínimos para poder designados como auditor interno:

• Tener título profesional y especialización en materias afines a las funciones de la UAI;
• Tener una experiencia no menor a dos (2) años en actividades de auditoría o haber desempeñado cargos gerenciales en cooperativas o empresas del sistema financiero por un periodo no menor a dos (2) años, según corresponda;
• No tener antecedentes penales;
• No estar incurso en alguno de los impedimentos señalados en el numeral 3 del artículo 33º de la Ley General de Cooperativas y el artículo 20 de la Ley 26702, Ley del Sistema Financiero.
• No haber sido sancionado por la SBS, por la comisión de infracciones consideradas como graves;
• No haber sido sancionado por cualquier organismo público o privado por la comisión de infracciones que a criterio de esta Superintendencia sean consideradas como graves;
• No estar incurso en situaciones que limiten su independencia para el ejercicio de sus funciones; y,
• Otros que establezca la SBS.

Para el caso de la designación de auditores en COOPAC con activos superiores a 32,000 UIT, adicionalmente se debe tener en cuenta lo establecido en el artículo 17 de la Resolución SBS N° 480-2019, respecto a la idoneidad técnica, vea el siguiente cuadro resumen:

OBLIGACIÓN DE INFORMAR

El auditor interno está obligado a informar de manera inmediata y simultánea al Consejo de Vigilancia y a la SBS sobre cualquier situación que afecte significativamente el desarrollo de sus funciones e independencia. Asimismo, también deberá informar inmediata y directamente a la SBS, al Consejo de Administración y al Consejo de Vigilancia, de manera simultánea, los hechos significativos que hayan detectado en el curso de sus labores de auditoría interna. La oportunidad en que los citados consejos reciban dichos informes y las decisiones que se adopten al respecto, deberá constar en los libros de actas correspondientes.

REMOCIÓN DEL AUDITOR

La remoción del auditor interno o del miembro del Consejo de Vigilancia responsable de la labor de auditoría interna deberá ser comunicada previamente a la SBS indicando las razones que justifican tal medida. En caso lo considere conveniente, la SBS podrá citar al auditor interno o miembro del Consejo de Vigilancia responsable de la labor de auditoría interna objeto de remoción.

En los casos en que se haga efectiva la remoción, se deberá remitir a la SBS copia del Acuerdo de la sesión del Consejo de Vigilancia o Asamblea General, según corresponda, en que conste el acuerdo de remoción. La situación de vacancia no podrá durar más de treinta (30) días.

COORDINACIONES

El Reglamento establece que el Consejo de Vigilancia deberá establecer las coordinaciones necesarias con la correspondiente sociedad de auditoría externa y la SBS, con la finalidad de evaluar permanentemente el funcionamiento del sistema de control interno.

PLAN ANUAL DE TRABAJO

El Plan deberá ser aprobado por el Consejo de Vigilancia, debiendo remitirse a la SBS una copia de este antes del 31 de diciembre del año previo. El contenido mínimo de dicho Plan deberá considerar por lo menos, los siguientes aspectos:

• Diagnóstico del funcionamiento del sistema de control interno;
• Objetivos anuales y alcance del programa de auditoría;
• Procedimientos y técnicas de auditoría a emplearse;
• Cronograma de las actividades, exámenes e informes; y,
• Recursos humanos, técnicos y logísticos disponibles para el cumplimiento del Plan, indicando la relación de profesionales que conforman la UAI, el cargo que ocupan y su formación profesional y, de ser el caso, los recursos adicionales requeridos para el cumplimiento del Plan. En el caso de no ser exigible la constitución de la UAI, la información antes referida deberá estar relacionada, según corresponda, al auditor interno o a los miembros del Consejo de Vigilancia encargados de la labor de auditoría interna.

La SBS podrá hacer observaciones al contenido del Plan, dentro de los treinta (30) días posteriores a su presentación.

Cuando se efectúen modificaciones sustantivas al Plan, deberá ser comunicadas a la SBS dentro de los quince (15) días de aprobadas, acompañando copia del acuerdo de la sesión respectiva del Consejo de Vigilancia, donde se precisan los motivos que les dieron origen.

ACTIVIDADES PERMANENTES

Lo mínimo que debe considerar el Plan como actividades permanentes, son lo siguiente:

• Revisión por lo menos trimestral del cumplimiento de las políticas y procedimientos implementados para el otorgamiento, seguimiento, evaluación, clasificación de los deudores, así como de recuperación y castigo de créditos;
• Verificación del adecuado y oportuno registro contable, según corresponda, de las colocaciones vigentes, refinanciadas, vencidas y en cobranza judicial, así como de las provisiones, intereses, intereses en suspenso, comisiones y demás cargos correspondientes;
• Verificación selectiva por lo menos trimestral del cálculo de las provisiones por las diferentes modalidades de crédito que otorgan las cooperativas, conforme las normas vigentes;
• Verificación del cumplimiento de los límites operativos de la cooperativa, tanto individuales como globales;
• Verificación del cálculo de los activos ponderados por riesgo y del patrimonio efectivo;
• Evaluación de los riesgos informáticos que enfrentan;
• Verificación por lo menos trimestral del adecuado registro contable y valorización de las inversiones realizadas por las cooperativas y su correspondiente constitución de provisiones;
• Evaluación del nivel de reclamos presentados por los socios de la cooperativa y del tratamiento otorgado;
• Verificación de la actualización del padrón de socios;
• Verificación del cumplimiento de los acuerdos de la Asamblea General;
• Evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por el Consejo de Vigilancia, los auditores externos y por la SBS; y,
• Las demás evaluaciones y los informes que las cooperativas deben realizar periódicamente conforme las disposiciones vigentes de esta Superintendencia, así como por requerimientos de la Federación.

INFORMES TRIMESTRALES

El Consejo de Vigilancia presentará a la SBS, dentro de los veinte (20) días posteriores al cierre de cada trimestre, con copia al Consejo de Administración, un informe trimestral sobre el avance del Plan, indicando el cumplimiento de los correspondientes objetivos y actividades. Se incluirá en dicho informe una relación de todos los informes elaborados durante el respectivo trimestre, indicando si se derivan de actividades programadas o no programadas, fecha y breve resumen del contenido, detallando las principales observaciones y recomendaciones.

Juntamente con el citado informe trimestral, se deberán remitir los informes elaborados con relación a: Revisión de las políticas y procedimientos implementados para el otorgamiento, seguimiento, evaluación, clasificación de los deudores, así como de recuperación y castigo de créditos; y a la verificación selectiva por lo menos trimestral del cálculo de las provisiones por las diferentes modalidades de crédito que otorgan las cooperativas, conforme las normas vigentes.

Asimismo, se deberá remitir un informe del seguimiento de la implementación de las observaciones y recomendaciones formuladas por la SBS, los auditores externos, así como las realizadas por el propio Consejo de Vigilancia.

CONTENIDO MÍNIMO DE LOS INFORMES

Los informes trimestrales deben contener, la siguiente información mínima:

• Motivo de la realización del informe, indicando según corresponda la referencia a la actividad programada o no programada o al órgano que solicitó el informe y, de ser el caso, referirse a la existencia de hechos significativos;
• Objetivo y alcance de la evaluación;
• Procedimientos y técnicas de auditoría empleados;
• Evaluación de la situación de la actividad u operación revisada a la fecha del informe, identificando los riesgos detectados y su impacto en la cooperativa, así como la evaluación de los procedimientos y los controles utilizados por la cooperativa;
• Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para subsanar los problemas o deficiencias identificadas, según corresponda;
• Personal encargado del examen; y,
• Fecha de inicio y término del examen.

PRESENTACIÓN Y ARCHIVO DE INFORMES

El Consejo de Vigilancia debe presentar al Consejo de Administración todos los informes relacionados con la labor de auditoría interna. Dicho órgano evaluará los informes respectivos a más tardar en la sesión inmediata siguiente a su presentación, debiendo constar en el Libro de Actas del indicado consejo, el conocimiento de los informes y las decisiones que al respecto se adopten.

Por otro lado, el Consejo de Vigilancia deberá mantener un archivo conteniendo los citados informes elaborados y las comunicaciones con las diferentes unidades de la cooperativa, así como la documentación sustentatoria de los mismos. Dicha información deberá estar a disposición de la SBS y de los auditores externos.

SANCIONES

El Reglamento de Infracciones y Sanciones de la SBS, aprobado mediante la Resolución SBS Nº 2755-2018 y modificado mediante la Resolución SBS N° 1310-2019, establece que es infracción sancionable:

PORTAL COOPAC

Los auditores internos de las COOPAC, ahora también tienen la responsabilidad de verificar los cumplimientos en los plazos de envío y del contenido de la información que la COOPAC remite a la SBS a través del “Portal COOPAC”. Para ello, deben solicitar al Administrador del Portal COOPAC, la creación de su usuario en la indicada plataforma.

El “Portal COOPAC” es el canal de comunicación privado entre la SBS y las COOPAC, a través de dicho canal se promueve el acceso a los diferentes módulos que la componen, así como se propicia el intercambio de información.